بر اساس ماده ۶ قانون تجارت،کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند.
دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد ۵۰-۱۰۰-۲۰۰ برگی می باشند.
تمامی شرکت ها در صورتی که کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند،عدم اخذ،تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد.
در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
علت نامگذاری این دفاتر، به نام دفاتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند.
دفتر روزنامه چیست ؟
دفتر روزنامه، دفتری است که در آن ریز هزینه ها و سود و زیان به صورت روزانه وارد میشود.
دفتر کل چیست ؟
دفتر کل دفتری است که درآن ریز هزینه ها ی دفتر روزنامه به صورت هفتگی درآن وارد می شود.
نکته : دفاتر قانونی مورد تایید سازمان امور مالیاتی، دفاتری هستند که  مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ در اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمپ گردد.
چه زمانی باید جهت اخذ دفاتر اقدام نمود :
جهت اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال؛ باید سال قبل از آن؛ در واقع  پیش از شروع سال مالی جدید؛ اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال ۹۹ تا پایان اسفند سال ۹۸ باید اقدام نمود ؛مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت میتوانند  دفاتر جدید  اخذ نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر :
⦁ کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده ” در دفترخانه اسناد رسمی یا توسط وکیل موسسه” تمامی اعضای شرکت
⦁ اسکن روزنامه رسمی تاسیس
⦁ اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات
⦁ مهر شرکت

دلایل رد دفاتر :
۱- استفاده از دفاتر سال های قبل
۲- ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی
۳- ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
۴- صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده
۵- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
۶- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
۷- درصورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد

موارد کاربرد دفاتر پلمپ :

۱- ارایه اظهارنامه مالیاتی
۲- اخذ کارت بازرگانی
نکته : عدم ارائه دفاتر ، جریمه ای معادل ۲۰% مالیات و در صورت رد دفاتر جریمه  ای معادل ۱۰% مالیات منظور خواهد شد.
دفاتر روزنامه و کل ، چطور پلمپ می‌شوند؟
پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت‌ها انجام می‌گیرد. به این صورت که در ابتدا تمام صفحات شماره‌گذاری می‌شود. سپس شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن درج می‌شود. به این صورت، امکان هیچ‌گونه جابجایی و تغییر اطلاعات وجود نخواهد داشت. در پایان هر سال مالی هم شرکت باید این دفترها را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته باشد و دفتر سفید باشد.
بنابراین ابتدای سال مالی درخواست پلمپ دفاتر تجاری خود را در سامانه ثبت شرکت‌ها درج می‌کنیم. بعد از ۲ الی ۳ هفته کاری این دفاتر به آدرسی که اعلام کرده‌ایم پست خواهد شد و می‌توانیم به سادگی آن‌ها را پر کنیم.
اشتباهات متداول:
برخی فکر می‌کنند در صورتی که شرکت هیچ فعالیتی نداشته باشد، پلمپ دفاتر اجباری نیست. اما نکته این جاست که پلمب در هر صورت اجباری است، حتی اگر شرکت فعالیت نداشته باشد و یا عدم فعالیت خود را ثبت کرده باشد.

شیوه پر کردن دفتر باید به چه صورتی باشد؟

پس از آشنایی با این که پلمپ دفاتر چیست ، خوب است بدانیم این دفاتر چگونه باید تکمیل شوند و تاجران باید چه قواعدی را در پر کردن این دفاتر رعایت کنند. برخی از این قواعد عبارتند از:
کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود.
معمولا برای آنکه دفاتر روزنامه و کل، خط خوردگی پیدا نکنند، ابتدا این معاملات را درچرک نویس تنظیم کنید و پس از آنکه از درستی مبالغ و اطلاعات اطمینان حاصل شد، وارد دفاتر اصلی کنید.
دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار میبرند، در صورتی که مطابق مقررات این قانون تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است)(قانون تجات ماده ۱۴)بنابراین دقت لازم را برای تحریر پلمپ دفاتر تجاری به خرج دهید.

آیا تفاوتی بین پلمپ دفاتر تجاری و پلمپ دفاتر قانونی وجود دارد؟

پاسخ منفی است! چرا که هیچ تفاوتی بین پلمپ دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر تجاری وجود ندارد و در واقع هر دو به یک معنا هستند.

انواع دفاتر قانونی کدام است؟

دفاتر قانونی یا همان دفاتر تجاری انواع مختلفی دارد و هر کدام برای امر به خصوصی مورد استفاده قرار می گیرند.

دفاتر قانونی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم می شود.
ابتدا به تعریف دفاتر رسمی قانونی و نحوه استفاده از آن و کاراییشان می پردازیم و سپس به سراغ دفاتر غیر رسمی خواهیم رفت.

الف) دفاتر رسمی:
طبق قانون تجارت، ۴ نوع دفاتر قانونی رسمی داریم که شامل موارد ذیل است:
۱) دفتر روزنامه
۲) دفتر کل
۳) دفتر دارایی
۴) دفتر کپیه

پلمپ دفاتر چیست؟

۱) دفتر روزنامه:
از بین دفاتری که گفتیم مهترین دفتر قانونی، دفتر روزنامه است که برای دفاتر پلمپ با آن سر و کار داریم و هر تاجری باید هر روز کلیه طلب ها، بدهی ها، مبادلات تجارتی و نیز معاملات مربوط به اسناد تجارتی شامل خرید، فروش، ضمانت و ظهرنویسی را در آن قید نماید.
همچنین می بایست کلیه واردات و صادرات تجاری و نیز مبالغی که برای مخارج شخصی خود برداشت می نماید را نیز در آن قید نماید.
خود دفتر روزنامه شامل دو نوع زیر است:
الف) دفتر روزنامه عمومی:
در دفتر عمومی، تمامی معاملات و عملیات های مالی تجّار و شرکت‌ها به ثبت میرسد.
ب) دفتر روزنامه اختصاصی:
دفتر اختصاصی دفتری است که به تفکیک نوع معامله، مورد استفاده قرار می گیرد. مثلا دفتر روزنامه برای عملیات های مالی خرید، دفتر روزنامه برای عملیات مالی فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی، دفتر روزنامه دریافت های غیر نقدی و چک و غیره.

۲) دفتر کل:

یکی دیگر از دفاتری که جهت پلمپ دفاتر تجاری با آن سر و کار داریم دفتر کل است و این دفتر، دفتری است که تمام عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود. دفتر کل این قابلیت را دارد که با توجه به نحوه نگارش آن شما میتوانید صورت های مالی و مانده حساب را از آن بدست آورید.
برای هر حساب به طور جداگانه در دفتر کل یک صفحه وجود دارد و هر تاجری باید کلیه معامله های خود را حداقل هفته ای یکبار از دفتر روزنامه استخراج کند و با تعیین اینکه مربوط به کدام نوع از معاملاتی است که در طی هفته انجام داده است در صفحه مخصوص به آن، در دفتر کل بطور خلاصه قید نماید.

۳) دفتر دارایی:

دفتری است که هر تاجری باید هر سال لیست کامل و جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول، بدهی ها و مطالبات سال گذشته خود را به صورت جزء به جزء و ریز و به ترتیب در آن قید کند و آن را امضاء نماید و برای انجام این کار حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعد فرصت دارد.

نکته: در نظر داشته باشید که در حال حاضر هنگام پلمپ دفاتر تجاری گزینه ای به نام دفتر دارایی وجود ندارد.

۴) دفتر کپیه:

دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب هایی که صادر می نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید.

البته باید در نظر داشته باشید که از بین دفاتر قانونی ، تنها دفتر روزنامه و دفتر کل جهت اخذ پلمپ دفاتر قانونی، مورد نیاز است و دفتر کپیه نیز همانند دفتر دارایی به غیر از موارد خاص مرسوم نیستند.

ب) دفاتر غیر رسمی:
دفتر معین جزء دفاتر قانونی بوده اما غیر رسمی است. این دفتر برای مجزا کردن حسابهای دفتر کل در صورت لزوم نگهداری می شود.
انواع دفتر معین:
۱) دفتر معین بدهکاران
۲) دفتر معین بستانکاران
۳) دفتر معین اموال
کار دفاتر معین این است که گاهی نمی شود اطلاعات دقیق و جزئی حساب ها را از دفتر کل استخراج کرد، برای همین با ثبت این حسابها در دفاتر معین این کار راحت تر صورت می گیرد.

آیا پلمب دفاتر الزامی است؟
بله زیرا جزء قوانین می‌باشد و در صورت عدم انجام آن جریمه مالیاتی می‌شویم.
عدم صدور صورتحساب، عدم درج شماره اقتصادی، استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران یا برعکس، مسئولیت تضامنی +۱۰ درصد مبلغ مورد معامله که بدون رعایت ضوابط این ماده صورت گرفته باشد را در بردارد.
آیا شرکتی که کار نمی‌کند باید دفتر پلمب کند؟
بله. تمامی شرکت‌ها موظف به دریافت دفاتر مالی خود هستند و برای اینکه عدم فعالیت خود را به اداره مالیات (دارایی) اعلام نمایند باید دفاتر پلمب شده خود را به‌صورت خالی تسلیم آن اداره محترم کنند
پیگیری پلمب دفاتر:
پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، وارد سامانه شده و گزینه‌ی پلمب دفاتر تجاری را انتخاب کنید، با واردکردن شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و به مرحله بعد می‌روید.
در این مرحله کارشناسان حقوقی مدارک را بررسی می‌کنند و در صورت تأیید اجازه پرداخت وجوه دفاتر و پلمب آن‌ها صادر می‌شود. پس از صدور مجوز متقاضی باید دوباره وارد سامانه شده و وجوه تعیین‌شده را پرداخت کند، دفاتر تجاری پلمب‌شده به آدرسی که در سامانه وارد کرده‌اید فرستاده می‌شوند.
اگر شرکتی تاسیس کرده‌اید، حتما می‌دانید که باید دفاتر تجاری خود را پلمپ کنید. آیا می‌دانید پلمپ دفاتر چیست ؟ اصلا چرا باید پلمپ دفاتر تجاری انجام شود و این فرایند چطور انجام می‌شود؟ اگر پلمپ دفاتر را انجام ندهیم چه اتفاقی می‌افتد؟ در این مطلب همه این سوالات را پاسخ خواهیم داد. پس با حقوقی و ثبتی سایا همراه باشید.